14 Şubat 2025’te Resmi Gazete’de yayımlanan ve 1 Temmuz 2025 itibariyle yürürlüğe giren ‘İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ’ ile ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması zorunlu hale getirildi.
Kapsam dahilindeki şirketlerin 1 Eylül 2025 tarihine kadar tebliğ kapsamındaki defterlerini dijital ortama taşımaları gerekiyor.
HANGİ DEFTERLERDEN BAHSEDİYORUZ?
* Pay defteri
* Yönetim kurulu karar defteri
* Müdürler kurulu karar defteri
* Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
Kapsam dahilinde olan şirketler tarafından belirtilen süre içerisinde söz konusu defterlerin elektronik ortama geçirilmesi gerekiyor.
YÜKÜMLÜLÜĞE TABİ OLAN ŞİRKETLER
1 Ocak 2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen şirketler” ile “15 Kasım 2012 tarihli ve 28468 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Anonim ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine ve Kuruluşu ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğin 5. maddesinin birinci fıkrasında sayılan anonim şirketler” yükümlülük kapsamındadır. Yükümlülüğe tabi olan şirketler, kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Ticaret Bakanlığı iznine tabi olan anonim şirketlerdir:
* Bankalar
* Finansal kiralama şirketleri
* Faktoring şirketleri
* Tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri
* Varlık yönetim şirketleri
* Sigorta şirketleri
* Anonim şirket şeklinde kurulan holdingler
* Döviz büfesi işleten şirketler
* Umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler
* Tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri
* Ürün ihtisas borsası şirketleri
* Bağımsız gözetim şirketleri
* Teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri
* 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler
* Serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler
YENİ SİSTEM NASIL ÇALIŞACAK?
Şirketlerin ilgili defterleri, Bakanlık tarafından kurulan Elektronik Ticari Defter Sistemi’nde (ETDS) tutulacak. Sisteme yalnızca şirket tarafından yetkilendirilmiş kullanıcılar e-Devlet, elektronik imza, mobil imza ya da internet bankacılığıyla erişebilecek ve kendilerine tanınmış olan yetkiler dahilinde işlem yapabilecek.
DEFTERLERİN SİSTEME AKTARILIŞ USULÜ
1 Ocak 2026’dan sonra kurulacak şirketler doğrudan bu sisteme entegre şekilde başlayacak. Şirketin ticaret siciline tescili esnasında tebliğin ekinde yer alan (EK-2) örneğe uygun olarak fiziki ortamda hazırlanan veya MERSİS üzerinden elektronik ortamda oluşturulan ve şirket sözleşmesinde belirlenen yönetim organı üyeleri veya yönetici ortakların tamamı tarafından onaylanan bir belgeyle belirlenecek. Belge fiziki ortamda oluşturulmuşsa tescil esnasında ticaret sicil müdürlüğüne kuruluş belgeleriyle birlikte verilecek. Şirketin kuruluşu ticaret siciline tescil ve ilan edilmekle birlikte şirket defterleri elektronik ortama kaydedilecek ve sistem kullanıcısı da tanımlanacak.
1 Eylül 2025’e kadar defterlerini dijitale taşımakla yükümlü olan şirketler ise yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve şirket sözleşmesine uygun olarak karar almalı ve tebliğin ekinde yer alan belgeyle (EK- 1) birlikte fiziki defterlerin kapanışı ve sistem kullanıcısının tanımlanması için notere başvurmaları gerekiyor. Kullanıcı bilgileri ile defter kapanış bilgilerinin noter tarafından sisteme tanımlanmasıyla birlikte defterler sistemde oluşturularak aktif hale getirilecek.
SONUÇ VE SİSTEMİN SAĞLADIĞI AVANTAJLAR
Bakanlık, defter verilerinin güvenli bir şekilde saklanması için gerekli teknik altyapıyı sunuyor. Böylece kayıtların kaybolması veya tahrif olması riski azalacağından ‘zıyaı davası’ açılması büyük ölçüde engellenecek.
Elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmayacağından noter tasdik işlemlerinin gerektirdiği maliyet ve zaman kaybının önüne geçilecek.