Vergi Usul Kanunu’nun 229’uncu maddesinde yer alan tanımlamaya göre ‘fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır.’

Aynı kanunun 231’inci maddesinde faturanın düzenlenmesi sırasında aşağıdaki zorunluluklara uyulması öngörülmüştür.

• Faturalan sıra numarası dahilinde teselsül ettirilecektir. Aynı müessesenin muhtelif şube ve kısımlarından her biri aynı numara ile başlamak üzere ayrı ayır fatura kullanıldığı takdirde bu faturalara şube ve kısımlarına göre şube veya kısmın isimlerinin yazılması veya özel işaretle seri ayırımı yapılması gerekmektedir.
• Faturalar mürekkeple, makine ile veya kopya kurşun kalemi ile düzenlenecektir.
• Faturalar en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenecektir. Birden fazla örnek düzenlendiği takdirde her birine kaçıncı örnek olduğu işaret edilecektir.
• Faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya yetkili olanların imzası bulunacaktır.
• Fatura, malın teslim veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami 7 gün içinde düzenlenecektir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılacaktır.

Diğer yandan fatura düzenleme zorunda olanlar müşterinin adı ve soyadı ile bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarasının doğruluğundan sorumlu olurlar. Bu bağlamda da fatura düzenleyenin istemesi halinde müşteri kimliğine ve vergi dairesi hesap numarasını gösterir belgeyi ibraz etmek zorundadır.

Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 257/3’üncü maddesi uyarınca Maliye Bakanlığı ayrıca ‘tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının Maliye Bakanlığı’nda veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkilidir.

Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenmek, muhafaza edilmek zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve 2’nci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan tanıyan e-arşiv uygulamasına ilişkin usul ve esasların düzenlendiği 433 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin ‘2’nci Tanımlamalar ve Kısaltmalar’ başlıklı bölümünde zaman damgasının bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından doğrulanan kaydı ifade ettiği belirtilerek aynı tebliğin ‘8-Raporlama’ başlıklı bölümünde ‘e-arşiv izni alan mükellefler ve e-arşiv hizmeti verme konusunda Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan izin alan özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan veri formatı standardına uygun e-arşiv raporunu mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamak ve e-arşiv kılavuzunda açıklanan Yöntem veya yöntemlerle Gelir İdaresi Başkanlık sistemine aktarmak zorundadır’ açıklamasına yer verilmiştir.

Bilindiği üzere NES kavramı nitelikli elektronik sertifikayı ifade etmekte olup, ‘Elektronik İmza Kanunu’nun 9’uncu maddesinde tanımlanan ve yalnızca gerçek kişi mükellefler tarafından kullanılabilen elektronik sertifikadır.’

Yukarıdaki açıklamalardan da anlaşılacağı üzere; mevcut düzenlemeler uyarınca ‘e-arşiv faturasının zaman damgası ile damgalanması zorunluluğunun bulunmadığı, e-arşiv faturası üzerinde yer alan tarih/zaman ile ‘elektronik belge’ olarak elektronik imza/NES ile imzalandığı tarihin/zamanın aynı olması, teknik ve fiili olarak mümkün olmadığından söz konusu farklılığın e-arşiv faturasının geçerliliğini etkilemeyeceği anlaşılmaktadır. (Gelir İdaresi Başkanlığı, İstanbul Daire Başkanlığı’nın 10.09.2015 gün ve 11395140/105 sayılı özelgesi)
e-fatura uygulaması kullanım yöntemleri arasında yer alan entegrasyon ve özel entegrasyon çözümlerinin oluşturulması sırasında özellikle dikkat edilmesi gereken standart ve kurallar ile ilgili açıklama ve örnek dosyalar, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ‘www.efatura.gov.tr’ internet sitesi aracılığı ile ilgililere duyurulmaktadır.

13 Aralık 2015 Pazar