Defterlerin dijital ortamda güvenli biçimde saklanması, erişim ve denetimin kolaylaştırılması ve noter işlemlerinin azaltılması amacıyla şubat ayında yürürlüğe giren Elektronik Ticari Defter Sistemi’nde (ETDS) son viraja gelindi. Yeni uygulamaya göre daha önce elektronik ortamda tutulan defter-i kebir ve yevmiye defterine ek olarak işletmelerin muhasebe dışı defterlerini de elektronik ortamda tutmaları zorunlu hale gelecek. Buna göre 1 Ocak 2026’dan sonra kurulacak tüm kolektif, komandit, anonim, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketler ile kooperatif şirketlerin de otomatik olarak ETDS kapsamına girmesi planlanıyor. ETDS kapsamına pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı defteri dahil olacak.
FİZİKİ DEFTER OLMAYACAK
Söz konusu düzenlemeyle fiziki defterlerin tamamen ortadan kalkması planlanırken ETDS’ye ait detaylar İstanbul Ticaret Odası’nın düzenlediği webinarda ele alındı. Webinarın açılış konuşmasını yapan İTO Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı Mehmet Develioğlu, “Dijital dönüşüm için bu uygulamayı bir milat olarak görüyoruz. Bu uygulama kayıt dışılığı engelleyecek. Uygulamanın defterlerde kayıpların önlenmesi ve sahteciliğin önüne geçilmesi gibi faydaları da olacak. Dijitalleşme sürecinde üyelerimizin daima yanındayız” dedi.
İKİ AYRI YÖNETMELİK
Toplantının moderatörlüğünü İTO Mali Müşavirlik Meslek Komitesi Meclis Üyesi Noman Sağ yaptı. Sağ, bilgi ve internet teknolojisinin hızla yaygınlaştığına dikkat çekerek, şunları söyledi: “Kamu ve özel sektör işbirliği ile işlemler elektronik ortama taşındı. Bizlerin de buna uyum sağlaması gerekiyor. Artık sadece ticari defterler değil, işletmeye dair tüm defterler elektronik ortama taşınacak. Kağıt ortamında defter sıfırlanacak.”
Toplantıda konuşan Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü Şirketler Daire Başkanı Recep Yılmaz ise ETDS uygulamasına dair detayları paylaştı. Yılmaz, halihazırda elektronik ortamda tutulan defter kayıtlarına ek olarak muhasebe dışı defterlerin de elektronik ortamda tutulacağını ifade ederek, “Bununla ilgili altyapı çalışmaları mevcuttu. İki ayrı yönetmelikle yeni süreç yönetilecek” diye konuştu.
KARAR VE ZAYİ DÜZENLEMESİ YAPILACAK
ETDS kapsamına alınan yönetim kurulu karar defteri ile ilgili önümüzdeki dönemden itibaren çalışmalar yapılması gündemde. Toplantıda verilen bilgilere göre, elektronik ortamdaki karar defteri yalnızca alınan kararların depolandığı bir alan olmaktan çıkacak. İlgili çalışmalar neticesinde bu sekmedeki defterde karar alma alanı da oluşturulacak. Ayrıca pek çok firmanın önünde engel olarak görülen zayi belgesi alınması için de önümüzdeki dönemde çalışma yapılması öngörülüyor. Meclise sunulması planlanan çalışma ile zayi belgesinin alımı kolaylaşacak ve bu vesileyle defterlerini muhafaza edemeyen firmaların önüne bir fırsat daha çıkmış olacak.
