Aile şirketinde kurumsallaşmayı, ‘baş’ ve ‘beden’ olarak ikiye ayırabiliriz. Önce ailenin, üst yönetimin yer aldığı başı kurumsallaştırmak gerekir ve bunun yegâne yolu da aile şirketi anayasası oluşturmaktır. Bu aşamadan sonra sıra, kurumun iç işleyişine gelir.
Kurumun iç işleyişinde yapılanmadan anladığımız; özetle organizasyon şeması, görev tanımları, iş akışları, insan kaynakları uygulamaları, sosyal sorumluluk projeleri, stratejik planlama, üretim-hizmet sunumu, pazarlama, mali işler ve benzeri, kurumun sahip olduğu işlevsel bölümlerin bir bütün olarak ele alınması ve ihtiyaçlar çerçevesinde yeniden düzenlenmesidir.
Klasik bir aile şirketi danışmanlığının odak noktası, kurumun-bedenin işleyişi ve buralardaki yeniden yapılanma değildir. Odak noktası, aile ve işletme ilişkileri yani işin baş bölgesidir. Ancak köklü bir çalışma ve yeniden yapılanma başlatılmışken, işletmenin iç işleyişinin de yeniden düzenlenmesi gerekli ve önemli.
Özellikle iş akışını ve profesyonel çalışanları yakından ilgilendiren kurumsallaşmanın sağlıklı yürütülebilmesi için aile üyeleri ve profesyonellerin sorması ve cevap vermesi gereken sorular var.
Yeniden yapılanma için sorulması gereken temel sorular
* Kurumunuzun bir organizasyon şeması var mı?
* Çalışanların görev tanımları şemaya uygun mu?
* Aile üyeleri, işin pratik uygulamasının içinde yer alıyor mu?
* Oturmuş bir insan kaynakları uygulamanız var mı?
* Kalite yönetim sisteminiz var mı?
* İşletmenizin gelenekleri ve kültürü, kendine has olarak gelişmiş ve yerleşmiş mi?
* Personelinizin, kurumdan ve yönetim yapısından memnuniyeti ne düzeyde? Bu memnuniyeti ölçmek için neler yapıyorsunuz?
* Varsa markanızın ya da kurumunuzun müşteri gözündeki algısı nedir?
* Kurumunuzun genel geçerlilik kazanmış ve herkesin üzerinde uzlaştığı bir vizyonu var mı?
* Kurumda yapılan bir yenilik, değişiklik nasıl bir dirençle karşılanıyor?
* Statülere göre ücretlendirme aralıkları, sistematik performans değerleme, ayın elemanı gibi insan kaynakları uygulamalarınız var mı?
* Resmi üst kurum ve kuruluşlar, ilgili sivil toplum kuruluşları, sektör, dernek, birlik, oda, federasyon ve benzeri kuruluşlarla ilişkileriniz ne düzeyde?
* Ulusal ve uluslararası kalite standartlarınız var mı?
* Toplantı düzeniniz var mı?
* Finans çalışmalarınızı doğrudan kontrol eden bir kurum içi denetim mekanizmanız var mı?
* Personelinizin sizinle hukuku nasıl? Mesela SGK’da gösterilen rakam gerçek ücretleri mi? Sağlık, hijyen, yemek, spor, ulaşım ve benzeri hizmetleriniz var mı?
* Personeliniz, kurum içinde kendisini kariyer olarak geliştirebiliyor mu?
* Kurum olarak verdiğiniz eğitimler var mı?
* Kurumsal imajınız oluşmuş durumda mı?
İşletmenizdeki trafiği düzenleyin
Bu ve benzeri sorulara vereceğiniz objektif cevaplar, işletmenizin yeniden yapılanma ihtiyacını ve kurumsallaşmaya yönelik yol haritasını çıkaracaktır.
Gerçekten de söz konusu soruların çoğunda durup düşünüyor ve içinizden, “Bizde bu konuda sorunlar var” diyorsanız; sizde sorun olan ya da olumsuz cevap verdiğiniz sorular çoğalıyorsa kurumsallaşma ihtiyacınız büyük demektir. Tabii ki bu soruların cevapları konusunda yani kurumun temel işleyişindeki sıkıntıların objektif biçimde tespit edilmesi için birden fazla kişinin bu değerlendirmeyi yapması ve ortak sonuçlara bakılması önemli.
Nasıl ki, anayoldaki yoğun trafikte, o kargaşada kimse ne yaptığını bilemez ama herkes bir yere gitmek ister ve kaos oluşur; benzer biçimde kurumsal olmayan şirketlerde de işler, yollar, kafalar, ilişkiler, iletişim, raporlar, üretim, para takipleri, hemen her şey karışıktır. Bir düzen, bir disiplin ve oturmuşluk ihtiyacı var. İşte bütün bunları sağlayacak olan, profesyonel bir bakış açısı ve kuralların egemenliğini işletmede hâkim kılmaktır.
ifindikci@degerdanismanlik.com.tr