İSTANBUL TİCARET ODASI BAŞKANLIĞI

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU AYDINLATMA METNİ

İSTANBUL TİCARET ODASI BAŞKANLIĞI kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak toplanması, saklanması ve paylaşılmasını sağlamak ve gizliliğinizi korumak amacıyla mümkün olan en üst seviyede güvenlik tedbirlerini almaktadır.

Amacımız; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 10. maddesi gereğince ve sizlerin memnuniyeti doğrultusunda, kişisel verilerinizin alınma şekilleri, işlenme amaçları, paylaşılan kişiler, hukuki nedenleri ve haklarınız konularında sizi en şeffaf şekilde bilgilendirmektir. 

a) Veri Sorumlusu 

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“6698 sayılı Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak İSTANBUL TİCARET ODASI BAŞKANLIĞI (“İTO”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda toplanmakta ve işlenmektedir.

b) Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

İTO tarafından, üyeleri, üye adayları, çalışanları, çalışan adayları, resmî kurum temsilcileri ve çalışanları, iş ortakları ve tedarikçilerinden;

Kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, üye bilgisi, üye işlem bilgisi, sağlık bilgisi, performans bilgisi, işlem güvenliği bilgisi, hukuki işlem ve uyum bilgisi kategorilerinde özel nitelikli kişisel veri ve kişisel veri (İkisi birlikte “Kişisel Veri” olarak anılacaktır.) toplanmaktadır. 

Toplanan kişisel verileriniz;

- İTO hizmetlerinin sizlere sunulabilmesi, sizlere karşı olan yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, kayıt ve belgelerin düzenlenebilmesi, yerel ve uluslararası yasal mevzuatın öngördüğü bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme, vergi ve sair yükümlülüklere uymak, 

- Bilgi işlem gereksinimleri, sistemsel yapısı, alınan bilgi işlem destek hizmetlerinin gerekliliği, bu hizmet ve ürünlere ilişkin olarak sizlere gerekli bilgilerin aktarılması amacıyla iletişim kurmak,

- Üye memnuniyetinin ölçümlenmesi ve artırılması, şikâyet yönetimi, yeni hizmet ile ilgili görüş ve önerilerinizi almak, sorun-hata bildirimlerinizi almak, ürün ve hizmetlere, şikayet ve taleplerinize yönelik tarafınıza bilgi vermek,

- Tarafınızla iletişime geçilmesi, ödeme işlemlerinizi gerçekleştirmek,

- Faaliyet belgesi ve dış ticaret belgelerini tarafınıza iletmek,

- İTOTAM (İTO Tahkim ve Arabulucuk Merkezi) faaliyetlerini yürütmek,  

- Ticari vize işlemlerini yürütmek, 

- Üye sicil işlemlerini yürütmek, 

- Teşvik ve destek süreçlerini yürütmek, 

- Fuar organizasyonlarını gerçekleştirmek, 

- Resmî kurumlarca öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak, sözleşmelerin gerekliliklerini yerine getirmek ve bu hizmetlerden faydalanılmasına ilişkin olarak İTO’nun tabi olduğu yasal yükümlülükleri ifa etmek,

-İTO’nun ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması amacı doğrultusunda; İTO tarafından yürütülen finans operasyonları, iletişim, pazar araştırması ve sosyal sorumluluk aktiviteleri, satın alma operasyonları (talep, teklif, değerlendirme, sipariş, bütçelendirme, sözleşme), kurum içi sistem ve uygulama yönetimi operasyonları, hukuki operasyonları yönetmek

- Elektronik ortam ve platformlarda (internet/İTO Online İşlemler vs.) veya kâğıt ortamında işleme dayanak olacak tüm kayıt ve belgeleri düzenlemek,

- Kurumsal web sitemiz ve mobil uygulamalar üzerindeki İTO Online İşlemler faaliyetlerini yürütmek,

- Resmi makamlardan veya sizlerden gelen talepleri incelemek, değerlendirmek ve yanıtlamak,

amaçlarıyla işlenmektedir. 

c) İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz; yukarıda yer alan b) bölümünde belirtilen işleme amaçlarının gerçekleştirilmesi ile sınırlı ve tamamı için geçerli olmak üzere; 

-İTO’nun iştiraklerine, 

- Vergi Usul Kanunu, Sosyal Güvenlik Kurumu mevzuatı, Sayıştay, Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun, Karaparanın Aklanmasının Önlenmesine Dair Kanun, Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi veya kuruluşlara, 

- Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları, idari merciler ve yasal mercilere,

- Yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesinde hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız gerçek veya tüzel kişilere, üyelerimize ve çalışanlarımıza gönderdiğimiz iletilerin gönderilmesi konusunda anlaşmalı olduğumuz kurumlara, ilgili dokümanların size teslimini gerçekleştiren kargo şirketlerine aktarılmaktadır.  

ç) Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel Verileriniz, hem tamamen veya kısmen otomatik yollarla hem de veri kayıt sisteminin parçası olan ancak otomatik olmayan yöntemlerle;

Doğrudan sizin tarafınızdan veya sizin adınıza hareket etmeye yetkili kişiler tarafından; internet siteleri üzerinden yapılan işlemler, İTO personeli, destek hizmeti aldığımız kurumlar ile her türlü mevzuat veya sözleşme dahilinde işlem yapılan gerçek ve/veya tüzel kişiler ve doğrudan otomatik sistemler (Web sitemiz ve mobil uygulamamız, çağrı merkezlerimiz, sosyal medya hesaplarımız) ile sözlü, yazılı veya elektronik ortamlarda;

Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilmiş olan;

• Kanunlarda açıkça öngörülmüş olması,
• Kurumumuzun hukuki yükümlülüğü yerine getirebilmek için zorunlu olması, 
• Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olup işlemenin gerekli olması,
• Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Kurumumuzun meşru menfaati için işlemenin zorunlu olması,
• Tarafınızca alenileştirilmiş olması, 
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için işlemenin zorunlu olması,
• Açık rızanızın bulunması

Şeklindeki hukuki sebeplere dayanarak toplanmaktadır. 

d) Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda düzenlenen yöntemlerle iletmeniz durumunda İTO talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandıracaktır. Verilecek cevapta on sayfaya kadar ücret alınmayacaktır. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınacaktır. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde kurumumuz tarafından talep edilebilecek ücret, kayıt ortamının maliyetini geçmeyecektir. 

Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, 6698 sayılı Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası ve 30356 sayılı ve 10.03.2018 tarihli Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince Türkçe ve yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da İTO’ya  daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır. İTO’nun cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır. 

Başvurunuzda;

1. Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,
2. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,

c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,

ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,

d) Talep konunuzun,

bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Yazılı olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, gerekli belgeleri ekleyerek veri sorumlusu olarak Kurumumuzun İstanbul Ticaret Odası Merkez Bina Reşadiye Cad. 34112 Eminönü / İstanbul adresine verebilirsiniz. 

Başvuru formuna buradan erişebilirsiniz.

E-posta yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı ito@ito.org.tr  e-posta adresine yapabilirsiniz. KEP yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı istanbulticaretodasi@hs02.kep.tr KEP adresimize yapabilirsiniz.

Talebinizin niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir. İstenilen bilgi ve belgelerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, İTO tarafından talebinize istinaden yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli şekilde yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabilecektir. Bu durumda, İTO kanuni haklarını saklı tuttuğunu beyan eder. Bu nedenle, başvurunuzun talebinizin niteliğine göre eksiksiz ve istenilen bilgileri ve belgeleri içerecek şekilde gönderilmesi gerekmektedir.